Process Intelligence показал проблемы в процессе закупок
Анализ процесса закупок является одной из самых ключевых в настоящее время. Более четверти проектов бизнес – анализа тем или иным образом связано с закупочным процессом. Ключевым особенностям данного процесса и посвящен данный пост.
В рамках реализации одного из проектов по анализу бизнес-процесса закупок на базе инструментария Process Intelligence, одним из ключевых показателей оценки эффективности этого процесса являлся показатель, отражающий выполнение поставщиками сроков предоставления работ или поставки товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
За период анализа, который составил более полугода – значение этого показателя было 56%, то есть по факту, 44% входящих поставок были выполнены не в срок, что не удовлетворительно.
При этом задержка поставки ТМЦ или выполнения работ влекла для компании негативные последствия. Величина данного негативного эффекта зависела от ряда факторов, которые и были детально проанализированы в инструментарии Process Intelligence. Первоначально была проведена оценка общей стоимости заказов на поставку, для которых наблюдались задержки по видам поставок.
В результате данного анализа был найден поставщик, который осуществляет наибольшее количество поставок с задержками по сравнению с остальными контрагентами. Для данного поставщика доля выполненных в срок поставок составила 25% от общего количества. При этом инструментарий Process Intelligence показал, что в среднем этот поставщик задерживает поставки на 24 дня.
Дальнейший анализ нарушения сроков поставок, по другим контрагентам, показал, что объем поставок с опозданием по поставщикам составляет 300 миллионов рублей или 60% от общего объема поставок. Таким образом, были определены факты нарушений, которые происходили по вине поставщиков.
В качестве рекомендации для устранения факторов, непосредственно приводящих к нарушениям, было предложено пересмотреть договорные отношения с определенными поставщиками таким образом, чтобы сроки поставок соблюдались максимально точно, либо скорректировать существующую стратегию планирования поставок с целью выделения четких правил по установлению плановых дат поставки.
В ходе дальнейшего анализа процесса «Снабжение» при помощи инструментария Process Intelligence были выявлены случаи, когда подрядчик, получивший аванс, осуществил поставку ТМЦ или работ с опозданием, при этом основной объем авансовых платежей соответствовал поставкам с задержкой в поставках около 50 дней.
Дальнейшее изучение экономики выявленной проблемы показало, что задержка поставки в случае выплаты аванса приводит к заморозке оборотного капитала. Например, одному поставщику был перечислен аванс в размере 50 млн. рублей, при этом поставщик задержал поставку на срок 56 дней. Для оценки ущерба от задержки поставки под данный авансовый платеж была посчитана упущенная выгода, путем оценки размера прироста капитала при инвестировании в финансовые институты.
Процентная ставка рефинансирования в анализируемом году находилась на уровне 12%, соответственно упущенная выгода быть оценена как процент, полученный на сумму аванса в 50 млн. руб. за период, равный сроку задержки поставки. Таким образом, упущенная выгода только по данной поставке составила свыше 900 тыс. руб.
При общем анализе общая сумма авансовых платежей поставщикам составила более миллиарда рублей, а средняя задержка поставок с авансовыми платежами составила 40 дней. Ставка рефинансирования, как и в предыдущем случае, была принята равной 12%. В результате анализа стало ясно, что упущенная выгода от заморозки оборотного капитала за выбранный период (полгода) для данной компании составила порядка 13 миллионов рублей.
В качестве предложений для предотвращения отвлечения оборотного капитала было предложено выработать инструменты мониторинга, контроля и оперативного реагирования на факты задержек поставок, по которым уже были осуществлены авансовые платежи, что в свою очередь позволило бы ужесточить контроль соблюдения сроков поставок при осуществлении авансовых платежей поставщикам.