Внедрение BPM-систем (workflow) энергетике

Информатизация топливно-энергетических компаний

Топливно-энергетическая отрасль является локомотивом развития российской экономики, и неудивительно, что именно она активно внедряет современные управленческие технологии, в том числе, информационные. Мировой кризис и последующее снижение цен на энергоносители требует от топливно-энергетических компаний грамотного управления ресурсами и затратами, что невозможно без применения современных ИТ-решений и в том числе BPM-систем.

В дополнение к этому, российская энергетическая отрасль находится в состоянии коренного реформирования, в связи с чем большинство энергетических компаний работает над повышением своей инвестиционной привлекательности, снижением издержек и прозрачностью бизнеса, что, в свою очередь, невозможно без применения информационных технологий.

В связи с этим топливно-энергетические компании сейчас переживает волну информатизации, однако, при этом, основной акцент делается на внедрение ERP-систем. Безоговорочная победа информационной системы SAP сделала ее самой распространенной среди топливно-энергетических компаний в России. Однако, несмотря на масштабность функционала ERP-систем, в ИТ-ландшафте компаний еще остались «белые пятна», автоматизация которых еще впереди.

BPM-систем а автоматизация процесса технологического присоединения

В настоящее время в энергетических компаниях большинство учетных задач уже решены или находятся в стадии решения. Однако, задачи построения системы управления бизнес-процессами для многих энергетических компаний еще только предстоит решить. Для управления бизнес-процессами существуют специализированные системы класса Business Process Management (BPM). В самом общем виде систему класса BPM можно определить как систему управления потоком работ (workflow), в рамках которого в соответствии с логикой бизнес-процесса отдельные задания в строго определенный момент (по времени или событию) направляются людям или программным приложениям для выполнения.

С одной стороны, BPM-системы являются конструктором, позволяющим создавать и внедрять автоматизированные процессы «на лету», что особенно важно в условиях реструктуризации. В такой период необходим гибкий инструмент для создания информационного пространства, гарантирующего точность и своевременность выполнения новых регламентов. С другой стороны, системы класса BPM дополняют возможности учетных и ERP-решений, в результате чего получается «про-активная» ИТ-архитектура, которая не только предоставляет нужный функционал сотрудникам, но и гарантирует точность и своевременность выполнения «сквозных» процессов компании. В большинстве российских компаний такие сквозные процессы зачастую малоэффективны, потому что они слишком сложны, конфликтны и, как следствие, слишком медленны.

Примером такого процесса в энергетической компании может служить процесс технического присоединения, автоматизацию которого наиболее эффективно выполнить на платформе систем класса Business Process Management (workflow). Ведь основными характеристиками этого процесса являются: высокая частота выполнения (множество заявок на подключение), участие в процессе нескольких функциональных подразделений с различными ИТ-решениями, сложность алгоритма исполнения, большое число согласований и т.д.

BPM-система

Исходя из этих характеристик, можно с уверенностью сказать, что для управления этим процессом необходимо использование BPM-систем.
Если детально рассмотреть процесс технического присоединения, то можно увидеть, что он имеет сложную логику, в рамках которой выполняются следующие функции:

  • первичная обработка заявки на подключение;
  • регистрация заявки на подключение;
  • анализ полноты сведений;
  • определение технической возможности;
  • подготовка проекта договора;
  • визирование и отправка договора; согласование договора;
  • подписание договора; регистрация договора;
  • проверка поступления денежных средств;
  • согласование с заявителем проекта энергоснабжения;
  • проверка специалистами технических условий;
  • участие в техосмотре устройства присоединения;
  • составление акта о техническом присоединении;
  • составление акта о приеме-сдачи услуг.

Как видно из числа и состава функций, BPM-система может стать эффективным инструментом для управления этим процессом. В дополнение к вышесказанному, при выполнении этого процесса используется множество информационных систем. Тут и CRM-система, где хранятся данные о клиентах, и учетная система, обеспечивающая учет финансовых транзакций, и договорная работа. На практике эти системы редко интегрированы между собой, что вызывает большое число информационных разрывов в процессе, а это серьезно увеличивает время его выполнения и затраты. А это означает, что решение задачи интеграции всех используемых систем в рамках автоматизации бизнес-процесса с использованием BPM-системы позволит создать комплексное ИТ-решение.

Бизнес-процесс, подобный техническому присоединению, существует в телекоммуникационной отрасли и называется процессом присоединения абонента, при этом, в отличие от энергетики, телекоммуникационные компании в своем большинстве уже используют BPM-системы для его автоматизации. Такое отставание связано с тем, что большинство телекоммуникационных компаний уже давно работают на высоко-конкурентном рынке, когда крайне важна скорость подключения, тогда как в энергетике положение дел несколько иное. Но, несмотря на более мягкое конкурентное окружение, некоторые энергетические компании уже ведут работы по автоматизации данного процесса с использованием BPM-систем.

И основная цель – снижение операционных издержек и повышение исполнительской дисциплины. Положительной особенностью BPM-систем является тот факт, что с их помощью можно выполнять автоматизацию различных процессов, учитывая все особенности их структуры и окружения. Поэтому, еще один процесс, который часто автоматизируется с помощью BPM-систем в топливно-энергетической отрасли – кодирование и утверждение счетов-фактур. Частота этого процесса может быть настолько высока, а алгоритм настолько «жесток», что применение здесь BPM-систем оправдано и эффективно.

Расположенная в г. Калгари канадской провинции Альберта, компания Calpine Canada является объединенной энергетической компанией, ориентированной на нефтегазовое и электроэнергетическое производство. Calpine Corporation – это независимая энергетическая компания, которая предоставляет своим клиентам электроэнергию на основе использования натурального газа и геотермальных процессов. Компания производит и продает электроэнергию с собственных установок в 29 штатах США, трех канадских провинциях, а также в Великобритании. “Calpine Canada имеет опыт в области результативного использования технологий и инновационных подходов к увеличению производительности процессов, снижению административных расходов и систематизации информации. BPM-система значительно способствовала достижению наших целей”. Стив Орачески (Steve Oracheski), менеджер по интеграции бизнес- систем.

BPM-систем а – поддержка системы менеджмента качества

Один из способов улучшения качества обслуживания повышения операционной эффективности – это внедрении системы менеджмента качества (например, на основе стандартов ISO 9000). Поэтому пути движутся многие компании из различных сфер экономики. Топливно-энергетические предприятия не являются исключением – внедрение стандартов качества является приоритетной задачей для многих компаний этой отрасли.

При этом, во многих российских компаниях главенствует подход, основанный на бумажном документообороте, что приводит к регулярным ошибкам, большой трудоемкости и потерям информации. Избежать этих проблем можно путем использования BPM- системы для поддержки системы менеджмента качества. Примером этого может являться использование BPM-системы для контроля бракованных изделий, реализованное в одной зарубежной нефтяной компании. Процесс в системе BPM  инициируется, когда, работник обнаруживает, что часть изделий выпускается с браком. Далее сотрудник вводит всю необходимую информацию о бракованном изделии в  BPM-систему, при этом выполняется автоматическая проверка вводимой информации.

На следующем этапе процесса отдел обеспечения качества получает инцидент и исследует полученную информацию. При этом представитель отдела обеспечения качества может искать инциденты, случившиеся в прошлом, но так или иначе связанные с произошедшим инцидентом. Используя поступившую информацию, он принимает решение, является ли инцидент браком или нет, и если инцидент признан браком, то представитель отдела обеспечения качества выбирает подразделение, которое должно рассмотреть инцидент, например отдел производства, инженерный отдел или отдел продаж. После чего BPM- система посылает задачи только тем подразделениям, которые выбрал представитель отдела обеспечения качества.

После того, как выбранные подразделения получают свои задания, они добавляют свои предложения о необходимых корректировках в бизнес-процесс для гарантии того, что проблема будет устранена в будущем. Как только вся информация от подразделений собрана, представитель отдела обеспечения качества рассматривает все комментарии и суммирует информацию, после чего закрывает задачу. При этом BPM-система при закрытии инцидента автоматически формирует отчетный документ по инциденту, а также обновляет внутреннюю базу знаний, которая в дальнейшем используется для поиска. При этом применение BPM-систем может быть намного шире, чем описано в примере. Стандартизация бизнес-процесса, сбор метрик, формирование свидетельств контроля – все эти рутинные задачи можно поручить BPM-системе, что позволит внедрить высоко-эффективный инструмент менеджмента качества.

Ecopetrol – крупнейшая компания Колумбии. Компания Empresa Colombiana de Petroleos, Ecopetrol является государственной промышленной и коммерческой компанией, в сферу деятельности которой входят разведка, добыча, обработка, транспортировка и реализация углеводородов, а также проведение научно-технических исследований, необходимых для выполнения поставленных задач. “Благодаря программе BPM-система, компания Ecopetrol может обеспечить целостность своего документооборота”, говорит Дейанира Гомес (Deyanira Gomez), менеджер проекта по автоматизации документооборота. “С помощью BPMS мы можем получать сертификаты ISO для наших ключевых линий продукции”. BPM-систем значительно способствует соблюдению компанией Ecopetrol стандартов ISO 9000. Гибкость и открытая архитектура BPM-системы обеспечивают быструю интеграцию с имеющимися у Ecopetrol базами данных и в системой управления документооборотом, а также с программами MS Word и MS Excel. На данный момент с помощью BPM-системы компания Ecopetrol смогла получить сертификацию ISO 9000 для 10 своих продуктов.

Использование BPM-систем для интеграции ИТ-ландшафт любой компании состоит далеко не из одной информационной системы. При решении задач автоматизации приходится проводить интеграцию информационных систем различных подразделений в единое ИТ-решение. Эта задача особенно актуальна, когда речь идет о сквозных процессах. Поэтому хочется отметить, что для построения полноценного решения по управлению бизнес-процессами могут потребоваться различные классы приложений (уже существующие в компании и новые) и их тесная интеграция. Но любой специалист, услышав про интеграцию, скажет, что это затратное и не всегда эффективное мероприятие.

И здесь BPM-системы имеют расширенные возможности, позволяющие достаточно быстро организовать автоматизацию бизнес-процесса, обеспечивая обмен данными с различными информационными системами, используемыми его участниками. Учитывая, что в большинстве топливно-энергетических компаний установлена система SAP, то становится важным присутствие готовых интерфейсов интеграции у BPM-систем с этой ERP- системой. Рассмотрим возможности интеграции BPM-систем на примере системы BPM-система, которая обладает возможностью интеграционного взаимодействия с широким кругом информационных платформ.

Появление в системе BPM-система интеграционных адаптеров к системе SAP вызвано частым использованием этой BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов там, где SAP используется в качестве ERP-решения. Такое частое взаимодействие потребовало стандартной интеграционной функциональности между этими системами.

При этом некоторые процессы могут находиться внутри SAP-окружения, и тогда интеграция с другими системами не нужна. Тогда как в ряде случаев процессы могут выходить за пределы окружения SAP и взаимодействовать с другими приложениями и пользователями, тогда BPM-система обеспечивает интеграцию на уровне передачи информации. Для поддержки автоматизации таких «сквозных» бизнес-процессов в системе BPM-система разработаны интеграционные адаптеры к следующим системам: MS Office, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SharePoint Portal, SAP и т.д.

При этом для облегчения задач интеграции, BPM-системы обеспечивают поддержку сервис-ориентированной архитектуры (Service Oriented Architecture – SOA), являясь при этом «центральной нервной системой» в созданном ИТ-решении, потому что управляют вызовом сервисов, предоставленных различными приложениями.

Заключение

Таким образом, в скором времени можно ожидать активного использования BPM-систем на российских предприятиях топливно-энергетического комплекса.

Опыт многих зарубежных компаний этой отрасли, уже внедривших такие решения, говорит о высоких показателях эффективности. Примером этому может служить использование BPMS такими зарубежными топливно-энергетическими компаниями, как Public Gas Corporation of Greece (DEPA), Empresa Colombiana de Petroleos (Ecopetrol), Canadian oil and natural gas company, CEA (French Atomic Energy Commission), Sierra Pacific и многими другими. И эти внедрения позволили достичь следующих преимуществ:

  • ускорение бизнес процессов более чем в три раза;
  • уменьшение стоимости бизнес-процессов на 20-30%;
  • уменьшение времени внесения изменений в информационную систему до одного дня;
  • возможность сбора статистики для дальнейшего совершенствования процессов;
  • уменьшение числа звонков в службу технической поддержки;
  • устранение бумажного документооборота.