Как написать идеальный регламент бизнес-процесса

Одним из инструментов внедрения управления бизнес-процессами на практике является разработка, согласование, утверждение, рассылка и контроль исполнения регламентов бизнес-процессов. Именно регламент содержит описание бизнес-процесса «как должно быть», и является нормативным документом, в соответствии с которым участники бизнес-процесса должны взаимодействовать между собой.

И хотя многие компании перешли на графическую форму описания бизнес-процессов в виде нотаций EPC и BPMN, подавляющее большинство все еще разрабатывает регламенты по старинке, прикладывая графическую схему бизнес-процесса в виде приложения к регламенту.

Существует множество примеров различных регламентов, некоторые из которых достигают сотни листов. Однако, чем больше по объему регламент бизнес-процесса, тем меньше шансов, что его прочтут, и еще меньше, что станут исполнять. Именно поэтому лучше сразу разрабатывать предельно короткий и «сухой» регламент объемом не более 5 листов текста без учета приложений.

На вычитку и согласование регламента уйдет не мало времени управленцев, и поэтому чем «суше» будет текст документа, тем меньше времени уйдет на его вычитку.

В начале документа нужно указать цель регламента, например, установление порядка взаимодействия при расчете заработной платы или сокращение времени обработки заявки клиента.

Далее необходимо сделать раздел с терминами и сокращениями, которые будут использоваться в регламенте бизнес-процесса, например, ДУП – Департамент управления персоналом или ЦФО – центр финансовых затрат.

После терминов и сокращений необходимо расположить общую часть регламента, куда разместить все положения, касающиеся бизнес-процесса в целом, например, система мотивирования разрабатывается для руководителей уровня директора департамента. Отдельной строкой в конце общей части регламента желательно прописать для кого предназначен данный регламент, например, регламент предназначен для сотрудников ДУП и руководителей ЦФО.

Ну и самая главная часть, в которой будет содержаться описание регламентируемого бизнес-процесса. Эту часть необходимо заполнять максимально короткими фразами, по следующей структуре.

Кто и когда (специалист по оплате труда, еженедельно, до 18.00 пятницы), затем переведя строку и сдвинув нумерацию вглубь можно написать перечень действий, которые исполняются специалистом (согласовывает систему мотивации для новых сотрудников, передает систему мотивации директору ДУП).

Таким образом шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу и информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции. Если необходимо указать комплект документов, возникающий в процессе, то это можно сделать либо в общих положениях, либо в тексте описания бизнес-процесса.

Как правило даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть описаны в такой структуре. При этом нужно иметь в виду, что краткое описание редко встречающихся сценариев исполнения бизнес-процессов, можно вынести в приложение, или в общие положения, например, в случае необходимости подготовить предложение в срочном порядке, Руководитель ЦФО, формирует рабочую группу в составе… Такой подход позволит сосредоточится на основном сценарии протекания бизнес-процесса.

reglament

Если необходимо описать несколько сценариев бизнес-процессов, например, увольнение сотрудника и увольнение топ-менеджера, то сделать это лучше в разных регламентах, ведь процедуры будут серьёзно отличаться. Сбор всех вариантов процесса в один документ скорее всего сделает созданный регламент тяжелым и не читаемым.

В конце регламента необходимо указать блок штрафных санкций и должность того сотрудника, кто будет отвечать за контроль исполнения регламента, например, ответственным за контроль исполнения регламента является директор ДУП. В части штрафных санкций можно прописать меры наказания для нарушения того или иного пункта регламента, или формализовать общее наказание для нарушившего любой из пунктов регламента бизнес-процесса.