Как добиться устойчивости работы Вашего предприятия, как быть уверенным в том, что поставленная задача будет выполнена вовремя и с надлежащим качеством. Руководить каждым сотрудником – никаких сил не хватит. Ставить своих людей – насколько долго они останутся своими. Нужна регламентация процессов – требуется регламентировать действия сотрудников не своими личными указаниями, а регламентами и должностными/ операционными инструкциями подробно описывающими, предписанные им для выполнения действия.
Регламентация процессов – плюсы и минусы
В данном случае, сотрудник получает инструкцию для работы, работая в соответствие с которой он будет уверен, что поступает правильно, а руководитель получит надежду, что инструкция будет исполняться и нет необходимости в постоянном личном контроле. Конечно, у данного подхода есть противники, которые скажут, что это убивает свободу решений в Компании. Им можно возразить, что необходимую долю свободы можно внести в документы, а абсолютная свобода сотрудников вредна для Компании, поскольку внутри нее появляется фактор возмущения, который может помешать выполнению работ.
Поэтому будем считать, регламентация процессов предприятия необходима и пойдем далее. Что нам нужно, чтобы создать инструкции и регламенты? Нам необходимо подробно описать действия каждого сотрудника в различных ситуациях. Фактически мы должны описать последовательность действий сотрудников всего предприятия от поставщика до клиента.
Прочитать про то, как создать идельный регламент можно тут.
Если мы возьмем определение бизнес процесса, то станет ясно, что наша задача лежит в области описания бизнес-процессов. Теперь стало понятно, почему сейчас столь большое внимание уделяется бизнес-процессам, их описанию, и инжинирингу. При достаточно насыщенных рынках сбыта Компании ищут повышения прибыльности внутри себя, разбираясь в работе своих подразделений, своих бизнес-процессах.
Регламентация процессов – понимание “как есть”
Но прежде чем говорить о перестройке деятельности предприятия необходимо понять текущую ситуацию и на основе ее оценки браться за сложное дело перестройки внутренних бизнес-процессов. Иначе мы можем устроить революцию, которая, как правило, ничем хорошим не заканчивается. В настоящее время большинство Компаний проводят работу по описанию бизнес-процессов с помощью различных графических средств.
Использование графических средств описания обусловлено удобством и строгостью получаемого описания, поскольку в отличие от текстового описания модель отражает логику выполнения действий намного лучше и нагляднее. Если в текстовом описании все зависит от человека создающего описание, то при описании в графическом виде, используя некие стандарты моделирования, результат описания будет являться более понятным.
Регламентация процесса – не только модель
Но многие забывают о том, что модель бизнес-процесса – это еще не конечный результат описания бизнес-процесса, что нам необходимо еще множество документов, которые требуются для выполнения бизнес-процесса (различные регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, положения о подразделениях, Технические задания на внедрение ИС и т.д.). Перед нами встает задача получать текстовые документы, поскольку обучение сотрудников всего предприятия пониманию графической формы представления может отнять много ресурсов, да и текстовый документ все еще является более привычным для основной массы сотрудников.
В тоже время клиентские места средств описания бизнес-процессов, с помощью которых можно работать с графическими описаниями устанавливать на компьютеры всех сотрудников дорого и не нужно. Но конечно подразделения ИТ, инжиниринга, развития и т.д., безусловно, должны иметь данные средства для своей работы.
Вернемся к нашей проблеме. Мы нарисовали графическое описание бизнес-процесса и теперь на его основе необходимо создать текстовое описание процесса. Можно взять модель и вручную, смотря на нее, составить описание бизнес-процесса (например, регламент). Что мы получаем в данном случае – двойной труд по описанию процесса.
Формирование регламента на основе модели
Что нам нужно? Сформировать описание процесса на основе модели автоматически. Если у нас есть такая возможность, то достаточно нарисовать модель бизнес-процесса, и мы сможем автоматически получить текстовое описание процесса. Эта возможность является обязательным требованием к средству описания бизнес-процессов. Фактически необходимо иметь возможность, с помощью некого простого языка программирования, написать программу, которая будет выводить текстовое описание на основании нарисованных моделей. Это требование удовлетворяется только в достаточно сильных средах по описанию бизнес-процессов.
Представим, что мы работаем с такой средой, тогда мы можем написать программу (конечно с помощью программистов) и далее, запуская данную программу, мы имеем средство документирования моделей в текстовой форме, применяя которое к разным моделям мы будем получать текстовое описание моделей автоматически. Попробуем усложнить нашу задачу – теперь нам нужно не просто описание модели в текстовой форме, а актуальная должностная инструкция. Для выполнения данной задачи необходимо анализировать не только одну модель, а проводить анализ всей совокупности взаимосвязанных моделей. А для этого необходимо, чтобы методология моделирования позволяла связывать между собой модели описывающие разные предметные области (например, бизнес-процессы и организационную структуру).
Регламентация процессов и операционные/должностные инструкции
Это достигается путем размещением одного объекта на нескольких моделях, т.е. исполнитель функции, присутствующий в модели бизнес-процесса присутствует в организационной диаграмме. Что нам дает данный подход – все просто, используя данные связи между моделями и имея язык программирования позволяющий анализировать данные связи, мы получим возможность сбора и анализа информации со всей базы моделей, что позволяет нам делать отчеты, основанные на данных с разных моделей. Например, выбираем должность, смотрим, в каких бизнес-процессах она участвует, какие функции выполняет, с какими документами работает, далее мы можем рассмотреть какими знаниями должен обладать сотрудник для замещения выбранной должности и т.д. Все эти собранные данные мы размещаем в документе, с учетом нужного нам формата и получаем на выходе программы отчет ” Должностную инструкцию”. Причем если у нас что-то поменялось в процессе, то для получения актуальной должностной инструкции нам необходимо только запустить программу формирования отчета и получить на выходе актуализированную должностную инструкцию.
Это очень удобно, если на предприятии часто меняются процессы, оргструктура, то мы просто отражаем изменение ситуации, исправляя модели и потом сразу получаем полный комплект актуальных документов.
Регламентация процессов – чудес нет
Регламентация процессов на основании моделей – это не волшебная палочка – мы можем получить из среды моделирования только те данные, которые там расположены, т.е. размещены на моделях. Как правило средство моделирования обладающее возможностями формирования отчетности на основе моделей позволяют производить описание различных предметных областей деятельности предприятия и всегда есть возможность заложить в модели любые данные, которые нам могут понадобиться. Если говорить о предметных областях, то это процессы, организационная структура, информационные системы, знания, полномочия, данные, продукты/услуги, цели и т.д.
Но это еще не все – простая генерация отчетов даже со сложными алгоритмами – это конечно очень упрощает работу, а вот сбор материалов для анализа и первичный анализ бизнес-процессов с помощью программных средств – это следующая задача над которой сейчас ведутся работы в настоящее время. Проверки правильности нарисованных моделей по заранее сформулированным правилам, анализ организационных и информационных разрывов в процессах и решение других задач с помощью программных средств – это то, что может помочь при инжиниринге бизнес-процессов и облегчить эту сложную задачу.