1. Что такое процесс, владелец процесса и процессный офис

Урок 1. Что такое процесс, владелец процесса и процессный офис (5.39 минут)

Давайте рассмотрим, что же такое «управление бизнес-процессами». Большинство компаний построены по функциональному принципу. Я рисую классическую организационную структуру, в которой работает большинство из вас. Все достаточно просто: единоначалие, сверху генеральный директор, у него подчиненные.

Как происходит работа в таких компаниях? Приходит какая-то задача. Данная задача может быть расписана множеству менеджеров. Чем сложнее задача, тем больше менеджеров будет принимать участие в ее решении.

Посмотрим, что дальше. Каждый из менеджеров, в соответствии со своим мнением, расписывает эту задачу дальше. Получается, что пришло сверху поручение, за поручение назначены ответственные.
Давайте задумаемся, как будет идти исполнение поручения. Каждый из ответственных делает свою работу в той части, которую ему поручили, и в том или ином виде передает исполненную работу на верхний уровень.

После этого различные части работы в том или ином виде согласовываются между собой. И тот менеджер, который является ответственным за эту задачу, передает исполненное поручение на верхний уровень.

С одно стороны все вроде просто, легко, но если подумать, то в рамках исполнения задачи возникает необходимость так называемого «горизонтального взаимодействия», — взаимодействия между различными подразделениями организации.

И как раз вот здесь возникает серьезная потеря операционной эффективности, потому что задачи идут не напрямую, не по горизонтальной схеме управления, а через верх, через руководителя, что приводит к тому, что большинство задач по времени и по срокам могут быть просрочены.

Таким образом, что же такое «бизнес-процесс»? Если представить его совсем просто, то это перечень работ, которые исполняются исполнителями. И если мы посмотрим, как это может исполняться, то мы обнаружим, что в большинстве случаев для массовых задач можно маршрутизировать задачи не через верхний уровень управления, не через топ-менеджеров, а раз и навсегда закрепить вот эту вот горизонтальную цепочку работ и в рамках этой горизонтальной цепочки работ, оптимизировав деятельность.

Именно горизонтальную цепочку работ и называют «бизнес-процессом».
В чем беда? В чем беда? Как правило, за бизнес-процесс нет единого ответственного и каждый из функциональных руководителей по-своему анализирует, по-своему видит исполнение задачи. Поэтому в рамках внедрения процессного подхода, в рамках оптимизации деятельности очень часто необходимо появление новой роли под названием «владелец бизнес-процесса».
Это тот человек, который отвечает за вот эту вот сквозную цепочку работ, в рамках которой работает множество функциональных подразделений.

Не всегда, не всегда удается сразу, сходу выделить владельцев процессов, назначить их и, соответственно, чтобы они начали работать в компании. Не всегда функциональные менеджеры готовы на такое коренное изменение.

Поэтому во многих компаниях внедрение процессного подхода начинается с появления так называемого «процессного офиса». Процессный офис — это тот человек или группа людей, которые в компании начинают отвечать за оптимизацию вот этих вот сквозных бизнес-процессов.
Таким образом, первым шагом к внедрению процессного управления часто является создание процессного офиса. Один из примеров процессных офисов в крупной ритейловой компании был назван очень интересно — он был назван «Департамент оптимизации бизнеса и регламентации отношений ДОБРО».

Вот такой интересный маркетинговый ход был применен для того, чтобы поддержать внедрение процессного подхода в компании.
Что такое «процессный подход» вы уже знаете, давайте пойдем дальше.