Развитие бизнеса в России редко ставится в зависимость от уровня развития информационных технологий в компании, что очень часто связано с отсутствием понимания преимуществ создаваемых при использовании информационных систем управления предприятием. Однако, многократно доказано, что успешность бизнеса во многом зависит от «правильного» использования информационных технологий (цифровой трансформации) для обеспечения эффективной поддержки ключевых бизнес-процессов компании и тут специалисты ИТ-консалтинга могут быть полезны.
Но, как правило, бизнес не знает возможностей и преимуществ информационных технологий поскольку внутренние ИТ – специалисты заняты поддержкой оборудования и программного обеспечения и не заинтересованы в совершенствовании бизнес-процессов, а поставщики информационных систем больше нацелены на продажу информационной системы управления предприятием, чем на создание конкурентных преимуществ для компании. В тоже время, уже нет той неоправданной веры во всемогущество информационных технологий как 10-15 лет назад. Теперь необходимо четко обосновывать перед бизнесом направления развития информационных технологий в компании, преимущества выбранных ИТ–решений и сроки возврата инвестиций от их внедрения.
Сейчас бизнес требует от информационных технологий нацеленности на конкретные результаты, поддержку целей бизнеса и увеличение эффективности основных бизнес-процессов. Исходя из вышесказанного, можно определить, что миссия специалистов ИТ-консалтинга это – «повышение эффективности и получение конкурентных преимуществ от использования информационных технологий у заказчика и обеспечение совершенства внутренней деятельности ИТ подразделения заказчика.
Правильное использование внешних специалистов ИТ-консалтинга в области информационных технологий позволяет получить не только знания в области развития ИТ, методики для принятия стратегических решений и аналитику по ИТ – рынку, но и гарантировать независимую точку зрения на текущее состояние информационных технологий в компании и направления их развития. Изначально, как и любая консалтинговая деятельность, деятельность ИТ–консалтинга направлена не решение проблем, возникающих у заказчика, поэтому перечню возникающих проблем, связанных с использованием и развитием ИТ в компании и направлениям их решения с помощью привлечения внешних консультантов посвящена данная статья.
Причина приглашения ИТ-консалтинга №1. Отсутствие опыта в формировании процессов стратегического планирования развития информационных технологий
Если рассмотреть типовую карьеру ИТ – директора, то в большинстве случаев это технический специалист, выросший до уровня управления ИТ- подразделением. Поэтому для большинства руководителей ИТ в компаниях вопросы стратегического планирования развития ИТ на основе целей и потребностей бизнеса не всегда являются прозрачными. И даже, если данные процессы будут строиться на принципе «общей логики», то по пути придется изобрести немало «велосипедов», что не сделает работу в области стратегического планирования информационных технологий эффективнее. Любой просчет в процессе стратегического планирования может обернуться большими убытками и потерей конкурентных преимуществ, поэтому использование внешнего квалифицированного консалтингового ресурса в данном случае может сэкономить время и собственные ресурсы, поскольку для специалистов ИТ-консалтинга, специализирующихся на разработке стратегий развития информационных технологий это задача типовая.
Однако, если говорить о разработке стратегии развития ИТ, то стратегия разработанная специалистами ИТ-консалтинга в отрыве от внутренних специалистов ИТ не будет рабочим документом, и в данном случае, консультанты привносят методологию, опыт и знания рынка, тогда как наполнение ИТ- стратегии проектами должно осуществляться с участием экспертов от бизнеса и внутренних специалистов заказчика в области ИТ. Важно не только сформировать ИТ- стратегию, но и создать механизм, с помощью которого возможно контролировать реализацию данной стратегии в компании. Поэтому, чтобы стратегия развития ИТ из формального документа превратилась в эффективный инструмент стратегического управления, можно использовать технологию Balanced Scorecard – BSC (Система Сбалансированных Показателей), которая позволяет довести ИТ–стратегию до всех сотрудников ИТ – подразделения и сделать так, чтобы ее реализация стала ежедневной задачей каждого.
Преимущество внедрения BSC состоит в том, что ИТ–подразделение получает «систему координат» для организации действий в соответствии со стратегией и возможность последующего мониторинга ее через Ключевые Показатели Результативности (КПР) (Key Performance Indicators – KPI). Эта задача в связи со сложностью методики очень часто не под силу внутренним ИТ – специалистам и требует привлечения ИТ-консалтинга.
Причина приглашения ИТ-консалтинга №2. Отсутствие механизмов для принятия обоснованных стратегических решений в области информационных технологий
Очень часто ключевые решения в области развития ИТ принимаются не на основании анализа текущей ситуации на рынке, стратегии развития и требований бизнес-процессов, а только на основании материалов в периодике и конференциях. Примерами таких решений могут быть: выбор информационной системы управления предприятием, принятие решения об аутсорсинге ИТ – услуг и т.д. Статистика показывает, что число неудачных внедрений корпоративных информационных систем (КИС) достигает достаточно большого процента от общего числа внедрений.
Часто основной причиной неудачи проекта внедрения является неправильный выбор, как самой системы, так и ее поставщика. На сегодняшний день основными заказчиками ИТ – решений являются крупные предприятия, но интерес средних компаний к внедрению информационных систем неуклонно растет, и если выбор КИС для первых во многом определяется масштабами бизнеса и ограничен лишь несколькими альтернативами, то для вторых выбор не столь однозначен. В настоящее время существует множество различных корпоративных информационных систем для всех отраслей экономики и все системы различаются по цене и функциональным возможностям. Кроме этого, некоторые, наиболее популярные системы, имеют нескольких поставщиков, внедренческие команды которых могут существенно различаться по профессионализму. Все это разнообразие может привести к ошибкам при выборе корпоративной информационной системы и ее поставщика и отсутствию требуемого эффекта от автоматизации.
Очень часто задачи выбора корпоративной информационной системы поручаются ИТ – специалистам, которые через призму своих взглядов принимают решения необоснованные с точки зрения требований бизнеса, что очень часто оборачивается большими потерями. В настоящее время ИТ – рынок увлечен идеей аутсорсинга ИТ – услуг и в связи с этим, задача оценки эффективности аутсорсинга требует решения, поскольку считается, что аутсорсинг ИТ -услуг может минимизировать затраты на использование информационных технологий. При этом, если отойти от общих фраз и преимуществ, которые описываются в периодике, то эффективность вывода ИТ – услуг на аутсорсинг видится не такой однозначной.
Для принятия решения об аутсорсинге необходимо проанализировать финансовые и организационные затраты, не упуская из зоны анализа риски, возникающие при организации аутсорсинга ИТ- услуг. Отсутствие методики полноценного анализа при принятии данного решения может вместо выгоды нанести ощутимые убытки. Поставщики аутсорсинговых услуг имеют методики для расчета эффективности аутсорсинга, однако в большинстве своем они показывают финансовые преимущества и очень часто оставляют за гранью анализа возможные убытки от возникающих рисков, поэтому многие компании организовавшие аутсорсинг ИТ – услуг через некоторое время отказываются от аутсорсинга и возвращаются к предыдущей модели организации ИТ – подразделения. Поэтому задача анализа эффективности аутсорсинга требует решения по прозрачной методике с привлечением специалистов ИТ-консалтинга. Можно заметить, что принятие стратегических решений, которые могут повлиять на деятельность всей компании должно осуществляться с учетом множества требований и анализа по максимальному соответствию альтернативных решений сформированным требованиям компании.
В данном случае, помимо обеспечения качества анализа необходимо обеспечить его независимость, поэтому приглашение специалистов ИТ-консалтинга для поддержки процесса принятия стратегического решения м.б. оправдано в случае прозрачности и открытости методики принятия решения. Данная методика принятия решения должна содержать формализованный способ сбора требований бизнес – подразделений, методику ранжирования и оценки соответствия сценариев сформированным требованиям и прозрачный механизм принятия решения на основе результатов анализа. Только в случае использования услуг IT-консалтинга, выполняемых опытными специалистами по проверенным методикам, можно получить объективное решение, гарантирующего независимую точку зрения.
Причина приглашения ИТ-консалтинга №3. Отсутствие организационной поддержки мероприятий по внедрению информационных технологий на верхнем уровне
В большинстве компаний можно увидеть невнимание к предложениям по совершенствованию, как бизнес-процессов, так и связанных с ними информационных технологий, что, как правило, вызвано принципом «нет пророка в своем отечестве». Тогда как, мнение внешнего специалиста ИТ-консалтинга очень часто является весомым для топ- менеджеров и поэтому, использование внешних консультантов позволяет придать работам более высокий статус и получить способ влияния на руководство через совместные решения внутренних и внешних специалистов. Однако, нужно понимать что при внедрении ИТ – решений важна заинтересованность бизнес – руководителей, по причине множества изменений, которые придется вносить в текущие бизнес-процессы и необходимости оценки получаемых бизнес – преимуществ, поскольку если ИТ- решение внедряется исходя из «модных веяний», а не на основании потребности бизнеса, то никакая организационная поддержка не добавит эффективности компании.
Для оценки эффективности и востребованности ИТ – решений существуют методики расчета окупаемости инвестиций (Return On Investment – ROI) и совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership — TCO) информационной системой. Поэтому, в случае необходимости обоснования мероприятий по внедрению информационных систем или других проектов, независимый расчет ROI и TCO с помощью специалистов ИТ-консалтинга может облегчить принятие решения на верхнем уровне. Однако, практика их использования показывает, что иногда данные коэффициенты обосновывают отрицательное решение, поэтому полнота методики, а также опыт ее применения может иметь решающее значение.
Причина приглашения ИТ-консалтинга №4. Нехватка квалифицированных внутренних ресурсов для проведения проектов
Одна из основных причин привлечения внешних специалистов ИТ-консалтинга, является необходимость проведения масштабных проектов автоматизации, после которых необходимости в привлеченных ресурсах нет. На этапах описания и совершенствования бизнес-процессов перед внедрением ИТ – решения необходимы сотрудники обученные, как методикам описания бизнес-процессов, так и применяемым информационным технологиям. Специалисты ИТ-консалтинга, как правило, обладают данным опытом и знанием отраслевой специфики, поэтому их привлечение в проект может быть оправданным.
В добавление к вышесказанному, сейчас в связи с переходом множества компаний к процессно-ориентированному управлению, одним из главных направлений развития современных информационных систем является применение концепции сервис – ориентированной архитектуры (services-oriented architecture, SOA). Новым элементом идеи SOA стала ориентация на бизнес-процессы в информационных технологиях и применение решений, позволяющих создавать распределенные системы на базе Web-сервисов. Поэтому знания и опыт внешних специалистов ИТ-консалтинга в области проектирования корпоративных информационных систем на основе SOA и практика в данном вопросе позволяет построить наиболее эффективную ИТ – архитектуру для заказчика. И если говорить об экономии ресурсов, то в рамках проектов часто приходится создавать множество документов и моделей бизнес-процессов «с нуля», поэтому использование шаблонов, типовых документов и моделей, которые используются внешними консультантами, экономит много сил. Использование внешнего ресурса также может решать вопрос отсутствия компетенции или сложности удержания специалистов областях ИТ, что связано с задачей сокращения затрат на информационные технологии путем использования аутсорсинга.
Причина приглашения ИТ-консалтинга №5. Оценка эффективности использования информационных технологий
Для большинства международных компаний внутренняя эффективность использования ИТ является вопросом, который попадает под контроль не только руководства, но и внешних аудиторов. Для большинства крупных компаний сейчас актуальны требования закона SOX и данные требования все больше и больше затрагивают деятельность ИТ – подразделений, что ужесточает требования к системе внутреннего контроля в ИТ. Большинство ИТ- директоров уже почувствовали на себе строгость внешнего аудита в данной области, что заставляет их внедрять систему управления процессами, рисками и контрольными процедурами.
Если рассмотреть задачу построения системы внутреннего контроля, не привязываясь к определенному стандарту, то ее построение неразрывно связано с методологией управления процессами и операционными рисками, что требует не просто построения процессов в соответствии с ITIL, но и полноценного внедрения процесса управления рисками. Для совершенствования деятельности ИТ – подразделения необходимо использовать стандарт аудита в области информационных технологий COBIT и в то же время нельзя забывать о требованиях информационной безопасности описанных в стандарте ISO 27000. И если в дальнейшем необходима сертифицируется качества работы сервис- ориентированного ИТ- подразделения, то необходимо использование при совершенствовании деятельности стандарта ISO 20000. Знание и опыт использования данных стандартов в совокупности может быть только у консультантов в области ИТ, поскольку накопить данную компетенцию внутри одной компании достаточно сложно и дорого.
Поэтому задача совершенствования процессов своего подразделения, стоящая перед ИТ – директором может быть решена с использованием внешних консультантов, поскольку внутреннего взгляда на текущую эффективность, оценку рисков, правильность построения и выполнения контрольных процедур и соответствие стандартам бывает не всегда достаточно. В данном случае использование внешних консультантов вместе с присутствующими у них типовыми процессами, документами, рисками и контрольными процедурами является оправданным.
В заключение, можно отметить, что использование внешних специалистов ИТ-консалтинга бывает оправданно во многих случаях, однако, как и любой другой инструмент, внешний консалтинг в области информационных технологий нужно применять грамотно, учитывая все плюсы и минусы. Не надо ждать от консультантов того, что они решат все Ваши проблемы за Вас, причем без Вашего участия в проекте.
Преимущества использования ИТ-консалтинга заключается в следующих моментах:
- Присутствие высококвалифицированного ресурса сотрудников в большом объеме.
- Знание методик принятия решений, ведения проектов, внедрения процессов.
- Опыт проектов и знание отраслевой специфики.
- Знание и опыт применения стандартов в области информационных технологий.
- Больший вес решений перед руководством, по сравнению с внутренними специалистами.
- Обладание референтными моделями, типовыми процессами и документами.
Коптелов Андрей Константинович, Директор департамента ИТ-консалтинга