Процессно-ориентированное внедрение ERP- систем

Необходимость управления процессами

За последние десятилетия в мире произошли колоссальные изменения в подходах к управлению компанией. Если раньше системы управления были направлены, прежде всего, на увеличение объема выпуска продукции и специализацию персонала компании, то в настоящее время компаниям приходится становиться более гибкими. Ранее, когда рынок был ненасыщенным, главным критерием оценки работы компании считалась производительность, но с течением времени, рынок наполнился товарами и услугами, наступила стадия перенасыщения и как следствие возникла жесткая борьба за покупателя. В свою очередь это заставило многие компании изменить свое поведение на рынке и перейти от принципа «произвести как можно больше» к принципу «максимально удовлетворить клиента». Перестало работать правило «они купят все, что мы произведем», и появился термин «клиенто-ориентированная компания». Продолжающееся жестокая борьба за клиента потребовала гибкости, новых идей, продуктов и услуг, быстрого выхода на рынки, снижение издержек и т.п. В такой ситуации функционально ориентированные компании начали проигрывать в конкурентной борьбе.
Процессно-ориентированное
О процессном подходе «для всех» заговорили около 20 лет назад. С каждым годом процессный подход оказывается все более привлекательным для бизнеса. Сегодня речь идет уже не только о применении процессного подхода внутри компании, но и о интеграции ее бизнес-процессов с бизнес-процессами клиентов, поставщиков, партнеров по рынку, о так называемом процессно–ориентированном партнерстве.

Процессно-ориентированный подход к организации деятельности позволяет направить компанию на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента. Такой подход основывается на понятии бизнес-процесса, как связанного набора повторяемых действий, которые преобразуют исходный материал и информацию в конечный продукт (услугу), значимую с точки зрения клиентов, в соответствии с установленными правилами.

Процессно-ориентированный подход позволяет учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя  в повышении качества конечного продукта и, как следствие, заинтересованность в эффективности своей работы. При организации деятельности, ориентированной на бизнес-процессы, основной упор делается на проработку механизмов взаимодействия в рамках процесса, как между структурными единицами внутри компании, так и с внешней средой, т.е. с клиентами, поставщиками и партнерами.

Преимущества процессного подхода проявляются в снижении операционных издержек, сокращении временных затрат на выполнение процедур и повышение точности их исполнения, повышение скорости реакции на изменения, улучшения использование основных фондов, повышение чувства ответственности сотрудников.

Однако мало создать оптимальные процедуры, нужно еще обеспечить их выполнение сотрудниками в том виде, в каком они были задуманы. Примеры того, как хорошо проработанные процедуры исполняются ненадлежащим образом, встречаются на каждом шагу. Происходит это по разным причинам, но результат один – компания работает неэффективно. Самый надежный способ добиться надлежащего исполнения процедур – максимально автоматизировать процессы, используя процессно-ориентированный подход для получения необходимого эффекта.

Процессно-ориентированный подход необходимо использовать при внедрении сложных информационных систем управления предприятием класса ERP, поскольку автоматизировать неэффективные бизнес-процессы – это, по выражению Майкла Хаммера, все равно что “мостить кремнием и программным обеспечением коровьи тропы”.

ERP системы и проблемы их внедрения

Каждая компания хотела бы приобрести информационную систему, которая позволит усовершенствовать многие внутренние процессы, снизить себестоимость продукции, производить ее быстрее и более высокого качества, а кроме того, качественно улучшить бизнес компании и обеспечить ему устойчивую позицию на рынке.

Системы класса ERP представляют собой набор интегрированных приложений, в совокупности проецирующих действия по основным направлениям управленческой деятельности  компании на единое информационное пространство. Знания, заложенные в ERP-системе, позволяют представить работу всех функциональных подразделений компании как работу единой  сложной системы. Системы класса ERP, имея широкий набор возможностей по настройке, позволяет достаточно гибко реагировать на изменения, происходящие внутри компании. Масштаб задач, которые компания, ставит перед системами такого уровня, делает их достаточно тяжеловесными и сложными по своей внутренней архитектуре и внедрению в компании. Внедрение ERP- системы, как и любое преобразование в компании, является сложным и болезненным процессом.

Можно выделить типовые проблемы при внедрении систем такого уровня:

  • Отсутствие или смена целей внедрения
  • Ошибки в планировании проекта внедрения
  • Ошибки в межмодульном взаимодействии в системе, а также в интеграции с другими системами в компании
  • Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры компании
  • Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах
  • Сопротивление сотрудников компании
  • Неслаженная работа участников проекта (проектных групп)
  • Несовпадение внедренного функционала заявленным требованием

Кроме того, при внедрении систем класса ERP часто делается упор на автоматизацию отдельных функций, следуя стратегии функционально-ориентированного внедрения. Такой подход значительно упрощает задачу на этапах подготовки и разработки системы, но не дает ожидаемых результатов от внедрения, так как ориентируется на автоматизацию конкретных функций, практически не учитывая при этом сложные межмодульные связи и функционирование системы в целом.

При функционально-ориентированном  внедрении на каждом этапе проекта происходит постепенное  наращивание системы дополнительным модулем, который расширяет ее функционал. Для реализации такого подхода, как правило, не требуется взгляд на систему как на единое целое. В результате информационное пространство ERP-системы на конечном  этапе выглядит не как единое целое, а как некая совокупность «лоскутов», сшитых между собой не лучшим образом. И что самое главное – такая система не использует в полном объеме громадный потенциал, заложенный в системах класса ERP.

Другим недостатком функционально-ориентированного подхода при внедрении ERP-систем является то, что каждый конечный исполнитель заинтересован только в хорошем выполнении закрепленных за ним функций и не беспокоится, как результаты его работы влияют на функционирование компании в целом и на достижение ей конечных целей.

Заблаговременное изучение основных проблем при внедрении ERP- системы и их устранение, а также переход от функционально-ориентированного подхода  к процессно-ориентированному значительно облегчает процесс внедрения ERP-системы и повышает эффективность ее дальнейшего использования.

Процессно-ориентированный подход при внедрении ERP системы

Первым шагом на пути процессно-ориентированного подхода при внедрении информационных систем является определение бизнес-стратегии компании. На основании бизнес-стратегии необходимо разработать стратегию автоматизации, которая включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации компании. При ее разработке необходимо помнить, что автоматизация – это один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам, поэтому во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса компании. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям с бизнес-стратегией.

Вторым шагом на пути внедрения процессно-ориентированного подхода является определение требований со стороны бизнес-процессов, учитывающих как настоящую, так и перспективную деятельность компании. Для определения требований к ERP- системе необходимо формализовать бизнес-процессы компании и выявить наиболее критичные, т.е. те бизнес-процессы, в которых сосредоточены (или в соответствии с тенденциями развития внешней и внутренней среды будут сосредоточены) основные конкурентные преимущества компании. Это позволит правильно выбрать первоочередные процессы для автоматизации и выработать актуальные требования к ERP- системе со стороны бизнес-процессов компании, что в дальнейшем обеспечит успешный выбор ERP-системы и ее внедрение в компании.

Жизненный цикл проекта по внедрению ERP-систем включает пять основных этапов:

1.   Анализ (подготовка проекта) – планирование и организация работ по проекту, экспресс-анализ деятельности компании и определение проблемных точек, определение целей компании и целей автоматизации, формализация бизнес-процессов и анализ требований к информационной системе;

2.      Концептуальный проект (разработка проекта) – разработка технического задания и технического проекта;

3.    Внедрение (реализация проекта) – кодирование, тестирование, установка на рабочих местах и документирование системы, обучение сотрудников, перенос данных из существующих систем во внедренную ERP – систему;

4.   Запуск в работу (промышленная эксплуатация) – установка на всех рабочих местах и полномасштабное обучение всех пользователей системы;

5.       Непрерывное совершенствование и оптимизация осуществляется в течение всего жизненного цикла работы системы.

При выполнении каждого из данных этапов при процессно-ориентированном внедрении необходимо ориентироваться на бизнес-процессы и отслеживать их взаимодействие между собой.

Рассмотрим преимущества использования процессно-ориентированного подхода на каждом этапе проекта внедрения ERP-системы.

Этап 1. Подготовка проекта

При процессно-ориентированном подходе на этом этапе строятся модели бизнес-процессов «как есть». Модели бизнес-процессов – это осязаемый результат, с помощью которого можно максимально конкретизировать цели внедрения ERP-системы в компании и определить рамки и сроки проекта. При создании моделей бизнес-процессов формируется «язык общения» консультантов, разработчиков, пользователей и руководителей компании, позволяющий выработать единое представление  о деятельности компании.

Процессно-ориентированный подход на этапе подготовки проекта позволяет объединить описание организационной структуры, структуры данных и функций в единую модель взаимосвязанных бизнес-процессов, что в свою очередь, дает возможность получать представление о работе организации с различных точек зрения:

  • процессной – как функции объединены в процесс, какие данные необходимо передавать от функции к функции в рамках процесса, как участники процесса взаимодействуют
  • организационной – выполнение сотрудниками подразделений функций в рамках бизнес-процессов
  • функциональной – элементом какого бизнес-процесса является та или иная функция, какое событие является первопричиной выполнения функции, какие документы являются входящими, а какие исходящими, кто отвечает за выполнение функции
  • информационной – какие данные необходимы на каждом этапе бизнес-процесса для выполнения той или иной функции

Представление о работе компании с различных точек зрения, позволяет фиксировать узкие места в бизнес-процессах, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также сократить время исполнения различных этапов бизнес-процессов.

Этап 2. Разработка проекта

При процессно-ориентированном подходе на данном этапе на основании моделей бизнес-процессов «как есть», референтных моделей и функционала ERP систем формируются  модели бизнес-процессов «как должна быть» и на их основе разрабатывается Техническое задание (ТЗ), которое отвечает на вопрос «Как конкретно нужно автоматизировать тот или иной процесс?». Причем в соответствии с процессно-ориентированным подходом в ТЗ описывается не отдельные автоматизированные функции (модули, автоматизированные рабочие места), а в целом как конкретно автоматизировать бизнес-процесс. Данные подход разработки ТЗ позволяет на следующем этапе проекта разрабатывать и внедрять не отдельные модули системы, а сквозной бизнес-процесс. При таком подходе внимание уделяется именно механизму взаимодействия структурных подразделений, нацеленных на получение конечного результата, а не на автоматизацию отдельных функций. Что позволяет внедрять систему не помодульно, а попроцессно и соответственно исключать ошибки межмодульного взаимодействия и интеграции.

Этап 3. Реализация проекта

Процессно-ориентированный подход на этапе реализации проекта позволяет внедрять не  отдельные модули системы друг за другом, а на каждом шаге автоматизировать выделенный сквозной процесс целиком. На следующем шаге происходит подключение новых процессов к системе – это либо внедрение новых модулей, либо развитие функционала существующих модулей.

Например, на этапе разработки проекта был выделен сквозной процесс для автоматизации , который затрагивает работу нескольких подразделений, тогда при использовании процессно-ориентированного подхода на первом шаге будут внедрены все модули, отвечающие за работу данного процесса, причем функционал модулей будет внедрен в том объеме, который необходим для выполнения данного процесса. Такой подход позволяет сразу же выявить те недостатки и несоответствия межмодульного взаимодействия, которые были допущены на этапе разработке системы.

Если основываться на функционально-ориентированном подходе, то первые результаты несоответствия межмодульного взаимодействия будут обнаружены, только на этапах внедрения последующих модулей, что может привести к значительному изменению уже внедренных модулей системы. Внесение изменение в уже работающие модули системы обязательно повлечет за собой многократное усложнение проекта внедрения системы.

Постоянное внесение изменений в работающие модули системы приведет в конченом итоге к необходимости перепроектирования системы в целом. В случае функционально-ориентированного внедрения это обычно выливается в реорганизацию всего проекта. При использовании процессно-ориентированного подхода появляется возможность заняться перепроектированием бизнес-процессов уже на первых этапах проекта, а не применять реорганизацию на последних этапах, как временный вариант выхода из создавшийся ситуации.

При процессно-ориентированном подходе этап реализации начинается уже во время этапа разработки, т.е. как только разработано техническое задание для автоматизации одного из сквозных процессов, может выполняться его внедрение. При этом каждый такой шаг этапа разработки и реализации проекта удовлетворяет набору требований к информационной системе в целом. Такой подход дает возможность непосредственного использование знаний этапа реализации процесса для разработки/корректировки технического задания для следующего бизнес-процесса. Следовательно, на каждом шаге разработки и реализации проекта можно использовать более адаптированную модель бизнес-процессов компании, что позволяет проводить работы по проекту внедрения более качественно. Кроме того, такой подход позволяет проводить тестирование автоматизированного сквозного процесса и обучение пользователей, не дожидаясь автоматизации всех бизнес-процессов, что позволяет вовлекать конечных исполнителей в проект на ранних стадиях проекта и как следствие, снижение риска противодействия конечных пользователей новой системе.

При процессно-ориентированном внедрении на данном этапе тестируются не отдельные функции того или иного модуля, а общий сквозной процесс, причем процесс тестирования начинается сразу после внедрения сквозного процесса, не дожидаясь внедрения всего функционала системы. Кроме того, тестирование производится с учетом возможных вариантов бизнес-процессов, что позволяет выявить на раннем этапе внедрения системы все возможные проблемы.

Для документирования внедренной ERP-системы используются модели бизнес-процессов, что позволяет формировать более наглядную документацию по функционированию системы, что в дальнейшем упрощает проведение поддержки системы.

При процессно-ориентированном подходе тренинги для персонала проводятся на основании созданных моделей бизнес-процессов. При этом конечные пользователи обучаются не только выполнять отдельные закрепленные за ними функции в системе, но и вникают в суть бизнес-процессов. Такой подход позволяет конечному исполнителю понимать, как результаты его работы влияют на деятельность компании в целом и на достижение ею стратегических целей.

Этап 4. Промышленная эксплуатация

При процессно-ориентированном подходе на данном этапе проводится полномасштабное обучение конечных исполнителей работе с системой с использованием моделей бизнес-процессов, что позволяет конечным пользователям понимать логику бизнес-процессов и особенностей их реализации  в системе.

Этап 5. Непрерывное совершенствование и оптимизация

Результатом проведения полнофункционального внедрения при процессно-ориентированном подходе является хорошо структурированная информационная система, а также набор моделей бизнес-процессов с документированными настройками системы, использование которых намного упрощает работы по дальнейшему развитию и модернизации системы, а также обучению пользователей и администраторов.

Заключение

Таким образом, использование процессно-ориентированного подхода при внедрении ERP-системы позволяет избежать многих типовых проблем при внедрении системы, таких как:

·        отсутствие целей внедрения;
·        ошибки в межмодульном взаимодействии и в интеграции;
·        сопротивление конечных пользователей;
·        неслаженная работа участников проекта;
·        несовпадение внедренного функционала заявленным требованиям.

Кроме того, использование процессно-ориентированного подхода при внедрении ERP-систем позволяет уменьшить затраты на развитие  и оптимизацию системы и обучение новых сотрудников.

Коптелов Андрей Константинович, директор департамента ИТ консалтинга компании «IDS Scheer/Логика бизнеса»
Евстигнеева Наталья Сергеевна, руководитель отдела информационной поддержки бизнес-процессов компании «IDS Scheer/Логика бизнеса»