Во многих крупных компаниях на верхнем уровне управления часто используется такой способ маршрутизации заданий, как управление по поручениям. Такой подход к управлению давно используется в России, часто встречается в российских компаниях и многим знаком. Обсудим его плюсы и минусы.
Управление по поручениям – начнем с плюсов
Управление по поручениям очень просто организовать. Все входящие в компанию документы расписываются вышестоящим руководителем на исполнение нижестоящим. Если же поручение формируется внутри компании на совещании, то в протоколе указывается перечень поручений. При участии нескольких функциональных подразделений их руководители ставятся на документ друг за другом, а ответственный определяется подчеркиванием его фамилии. Далее документ копируется, после чего передается вниз по иерархии. В итоге все сотрудники, которым был расписан входящий документ, получают его на исполнение. Сотрудник, ответственный за исполнение документа в целом, формирует проект ответа или другой документ в соответствии с заданием, после чего согласовывает его со всеми участниками – и передает на подпись первому лицу компании.
•Всегда легко найти крайнего. Поскольку все документы и их перемещения фиксируются в журналах учета, можно легко определить, кто сейчас исполнитель поручения и на какой стадии согласования оно находится. Далее, как правило, следует телефонный звонок исполнителю, передающий «волшебный пинок» для ускорения исполнения поручения.
•Не нужно никаких дорогостоящих информационных систем. Управление по поручениям можно организовать без применения информационных технологий, что дает возможность сделать это быстро и предельно дешево. Нужен только ксерокс, бумага и ручка для росписи документов. Иногда применяют и системы управления документами (например, Documentum), но вполне можно обойтись ручным способом.
Управление по поручениям – теперь о недостатках
•Длительные сроки исполнения поручений. Первичная роспись документов требует участия руководителей, которые часто заняты другими делами. Поэтому между поступлением документа в компанию и его передачей на нижний уровень управленческой иерархии имеется временной разрыв. Из-за этого при высокой иерархии документ может идти к исполнителю несколько дней, при этом срок исполнения часто уже просрочен при поступлении документа на исполнение.
•Излишнее число исполнителей поручений. При назначении исполнителей руководители часто страхуются и назначают документ нескольким своим подчиненным одновременно. Это приводит к тому, что число сотрудников, «затронутых» поручением, может легко перевалить за сотню. Согласование документов между ними длится бесконечно. В некоторых организациях число печатаемых экземпляров документа для совещаний по согласованию разногласий может достигать сотни. При этом 80% участвующих сотрудников могли бы заняться другими делами.
•Нет поручения – нет работы. При использовании системы управления по поручениям сотрудники перестают работать без поручений. Это приводит к тому, что любое маломальское дело требует поручения вышестоящего руководства, что в бизнесе неприемлемо.