1. Средство описания бизнес-процессов должно соответствовать масштабу проекта
Если вы внедряете ERP систему за несколько млн. долларов, то использовать MS Visio для описания бизнес-процессов будет слишком экономным решением. Тысяча моделей бизнес-процессов, хранящиеся в различных файлах без возможности семантического анализа и автоматизированной отчетности не добавят эффективности при описании бизнес-процессов. В крупных проектах по автоматизации, когда число моделей велико, преимущество, как правило, за специализированными системами описания бизнес-процессов (ARIS, CaseWise). Однако, если в небольшой компании возникла задача по совершенствованию процесса, то использование легкого средство описания бизнес-процессов вполне оправдано. При этом, если описание ведется для дальнейшей автоматизации, то вместо MS Visio лучше использовать бесплатный инструментарий описания бизнес-процессов, поддерживающий методологию BPMN.
2. Экономия при выборе средства описания бизнес-процессов может отразиться на успехе проекта
Выбор средства описания бизнес-процессов исходя из критериев стоимости может потребовать серьезных дополнительных затрат на следующих этапах проекта. Если для крупной компании выбран такой легкий инструмент описания бизнес-процессов, как MS Visio, то все модели будут созданы в данном инструменте. Если потребуется их дальнейший анализ или автоматизированная регламентация описанных бизнес-процессов, то придется весь этот объем моделей переводить из формата MS Visio в формат специализированного средства моделирования, например ARIS. Учитывая, что модели бизнес-процессов рисуются не один год, то для крупных компаний необходим серьезный инструмент.
3. Средство описания бизнес-процессов должно быть распространено на российском рынке
Если обратиться к материалам аналитических агентств, и посмотреть на представленные там средства описания бизнес-процессов, то можно увидеть много новых инструментов. Некоторые из этих систем представлены на российском рынке, но не распространены. Выбор таких систем, как правило, не дает экономии, по причине того, то стоимость у всех специализированных систем сопоставимая при сопоставимом функционале, а вот “трудности перевода” и отсутствие “готовых” специалистов на российском рынке, знакомых с данной системой и методологией может потребовать дополнительных затрат.
4. Средство описания бизнес-процессов должно хорошо интегрироваться с транзакционными информационными системами
Одним из основных заказчиков, а иногда и пользователей средств описания бизнес-процессов выступает ИТ- подразделение. Поэтому, использование таких форматов, как BPML и BPMN является необходимым требованием при выборе средства описания бизнес-процессов. При этом, если идет проект внедрения workflow или docflow системы, то возможно использование встроенные в них средства описания бизнес-процессов, тогда как в остальных случаях для небольших проектов возможно использования бесплатного инструментария. Для крупных проектов – как правило, эффективнее использовать специализированные средства описания бизнес-процессов (ARIS, Casewise).
5. Средство описания бизнес-процессов – это не инструмент бизнес-аналитиков, а инструмент участников и руководителей процессов
Создавая отдельные подразделения по описанию бизнес-процессов, и вооружая их специализированными средствами описания бизнес-процессов, компания делает только первый шаг на пути совершенствования бизнес-процессов. Для того, чтобы совершенствование бизнес-процессов стало непрерывным, средства описания бизнес-процессов должны использоваться участниками бизнес-процессов. Для этого наиболее эффективно покупать инструменты описания бизнес-процессов с поддержкой конкурентных рабочих мест или недорогие средства описания бизнес-процессов, которые можно передать после обучения бизнес- пользователям.
6. Бесполезно считать ROI от использования средств описания бизнес-процессов
Если при выборе средства описания бизнес-процессов учитывать ROI, то в этом случае придется анализировать множество “soft” преимуществ, которые могут быть получены от его использования. Полученные результаты будут не точны, и принятие решения будет затруднено. Поэтому при выборе средства описания бизнес-процессов наиболее правильно посчитать TCO, тогда как ROI наиболее эффективно считать при совершенствовании бизнес-процессов, когда от описаниям бизнес-процессов “как есть” планируется переход к описанию бизнес-процессов “как должно быть”.
7. Проанализируйте все требования к средству описания бизнес-процессов
У моделей описания бизнес-процессов в компании должно быть много потребителей. Это и подразделения СМК и ИТ – служба и бизнес- подразделения. Поэтому, необходимо формализовать их требования к средству описания бизнес-процессов, после чего сравнивать присутствующие на российском рынке средства с формализованными требованиями. В этом случае, можно осознанно выбрать средство не для решения сиюминутных задач, а для длительного использования при совершенствовании бизнеса.